Controlling ohne Overhead: Ein pragmatisches System für KMU (30–200 Mitarbeitende)
Key Takeaways
- Controlling in KMU muss einfach genug sein, um tatsächlich genutzt zu werden.
- Budget, Forecast und Soll-Ist-Vergleich bilden das Minimalsystem.
- Kostenstellen schaffen Transparenz – aber nur, wenn sie sinnvoll geschnitten sind.
- Der CFO baut das System auf; die Organisation muss es leben.
Controlling hat in vielen KMU keinen guten Ruf. Es wird assoziiert mit Bürokratie, Tabellen-Monstren und Reporting, das niemand liest. Und tatsächlich: Wenn Controlling zum Selbstzweck wird, bringt es wenig.
Aber ohne jede Form von Controlling navigiert ein KMU blind. Die Kunst liegt darin, ein System zu schaffen, das schlank genug ist, um gelebt zu werden – und präzise genug, um echte Steuerung zu ermöglichen.
Was Controlling im KMU leisten muss
Controlling hat im KMU drei Kernaufgaben:
- Transparenz schaffen: Wo verdienen wir Geld, wo verlieren wir?
- Abweichungen erkennen: Sind wir auf Kurs? Wenn nicht, warum?
- Entscheidungen unterstützen: Welche Investition lohnt sich? Welchen Kunden wollen wir? Wo optimieren wir?
Alles darüber hinaus ist Nice-to-have – und sollte nur eingeführt werden, wenn das Basissystem steht und funktioniert.
Das Minimalsystem: Budget, Forecast, Soll-Ist
Budget
Ein Jahresbudget, heruntergebrochen auf Monate. Nicht als Mikroplanung, sondern als Referenzrahmen: Wo wollen wir hin? Das Budget wird einmal jährlich erstellt (Oktober/November für das Folgejahr) und dann nicht mehr verändert – es bleibt der Vergleichsmassstab.
Forecast
Der rollierende Forecast aktualisiert die Erwartung: Wo stehen wir wirklich? Ein guter Forecast wird monatlich oder quartalsweise angepasst und schaut mindestens 6 Monate voraus. Er ersetzt das Budget nicht – er ergänzt es um die Realität.
Soll-Ist-Vergleich
Monatlich: Wo weichen wir vom Budget ab? Warum? Was tun wir? Der Soll-Ist-Vergleich ist das zentrale Steuerungsinstrument. Ohne ihn ist das Budget nutzlos.
Kostenstellen: So viel wie nötig, so wenig wie möglich
Kostenstellen schaffen Transparenz darüber, wo Kosten entstehen. Aber zu viele Kostenstellen erzeugen Komplexität ohne Mehrwert.
Faustregel für KMU:
- 5–15 Kostenstellen reichen für die meisten Unternehmen
- Orientierung an der Organisationsstruktur (Abteilungen, Geschäftsbereiche)
- Optional: Projekte als separate Kostenträger
- Jede Kostenstelle braucht einen Verantwortlichen
Mini-Beispiel: Ein Dienstleistungs-KMU in Udligenswil mit 60 Mitarbeitenden arbeitet mit 8 Kostenstellen: GL/Admin, Vertrieb, Produktion, IT, HR, Marketing, Projekte (als Sammelkostenstelle) und Overhead. Das reicht, um Profitabilität nach Bereich zu verstehen.
Tools und Technologie
Controlling-Tools für KMU müssen pragmatisch sein:
- Stufe 1 (Einstieg): Excel/Google Sheets mit klarer Struktur. Funktioniert für Unternehmen bis ca. 50 MA oder CHF 10 Mio. Umsatz.
- Stufe 2 (Wachstum): ERP-integriertes Controlling (Abacus, Bexio Pro, etc.) oder BI-Tools wie Power BI für automatisiertes Reporting.
- Stufe 3 (Professionalisierung): Dedizierte Planungstools (z.B. LucaNet, Jedox) für komplexere Forecasts und Konsolidierung.
Wichtig: Das Tool ist sekundär. Entscheidend ist die Methodik und die Disziplin, es konsequent zu nutzen.
Die grössten Controlling-Fallen in KMU
- Perfektionismus: Das System wird so komplex, dass es nie fertig wird oder niemand es versteht.
- Keine Konsequenzen: Abweichungen werden festgestellt, aber es passiert nichts.
- Einmalige Übung: Budget wird erstellt, dann nie wieder angeschaut.
- Controlling ohne Verantwortung: Zahlen werden geliefert, aber niemand fühlt sich verantwortlich.
- Datenqualität ignoriert: Garbage in, garbage out – wenn die Buchhaltung nicht stimmt, nützt das beste Controlling nichts.
Die Rolle des CFO im Controlling
Der CFO baut das Controlling-System auf und stellt sicher, dass es funktioniert. Das umfasst:
- Definition der KPIs und Berichtsstruktur
- Aufbau des Budget- und Forecast-Prozesses
- Kommentierung und Einordnung der Abweichungen
- Coaching der Kostenstellenverantwortlichen
- Weiterentwicklung des Systems bei wachsender Komplexität
Bei SOKURA sehen wir regelmässig: Der grösste Hebel ist nicht das Tool, sondern die Person, die das System mit Leben füllt.
Quick Check
- Haben Sie ein Jahresbudget, das monatlich heruntergebrochen ist?
- Wird ein Soll-Ist-Vergleich monatlich erstellt und besprochen?
- Gibt es einen rollierenden Forecast?
- Sind Ihre Kostenstellen sinnvoll geschnitten und mit Verantwortlichen besetzt?
- Werden aus Abweichungen konkrete Massnahmen abgeleitet?
- Ist die Datenqualität aus der Buchhaltung zuverlässig und zeitnah?
Häufige Fragen
Ab wann braucht ein KMU ein Controlling-System?
Wie lange dauert der Aufbau eines Controlling-Systems?
Muss ich ein teures Tool kaufen?
Wer betreibt das Controlling in einem KMU?
Wie viele Kostenstellen braucht ein KMU?
Was ist der Unterschied zwischen Budget und Forecast?
Nächster Schritt
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